VentoSuite
Votre boutique, votre réussite.
Guide de l'utilisateur
Version 1.0.0 — Système de gestion de boutique
Édité par LEADERTECH BF
Juillet 2026 (édition mise à jour)

# 1. Présentation générale

VentoSuite est un logiciel de gestion de boutique (point de vente) développé par LEADERTECH BF. Il permet de gérer l'intégralité de l'activité d'un commerce : ventes au comptoir, stock, approvisionnements, clients, crédits clients, dépenses, retours, ainsi que le suivi statistique et comptable de la boutique.

## Principales fonctionnalités

- Point de vente : facturation rapide, lecture code-barres / QR, ticket de caisse ou facture A4.
- Gestion de stock : produits, catégories, alertes de stock faible, ruptures, péremption, étiquettes.
- Approvisionnements : bons de commande fournisseurs et réception de stock.
- Clients : fiches clients (particulier / professionnel), historique, vente à crédit avec plafond.
- Finances : caisse du jour, dépenses, solde net, chiffre d'affaires mensuel.
- Rapports et statistiques : analyses des ventes, top produits, graphiques, exports Excel/CSV.
- Sauvegarde Cloud : synchronisation bidirectionnelle entre la base locale (SQLite) et le serveur (MySQL).
- Multi-utilisateurs : rôles Admin, Gérant et Caissier/Vendeur avec droits différenciés.

Bon à savoir : l'application fonctionne entièrement hors-ligne grâce à sa base de données locale. La connexion internet n'est nécessaire que pour l'activation de la licence et la synchronisation Cloud.

## Organisation de l'écran

L'interface s'articule autour d'un menu latéral gauche (toujours visible) qui donne accès à tous les modules : Accueil, Vendre, Client, Mouvements, Rapport, Sauvegarde Cloud, Produits, Catégories, Fournisseurs, Appro. Stock, Paramètres, Statistique, Carnet de crédit, Retours/Avoirs, Dépenses et Utilisateurs. Le nom de l'utilisateur connecté apparaît en haut du menu.

# 2. Démarrage et connexion

Au lancement de VentoSuite, le logiciel vérifie d'abord la licence, initialise la base de données locale, puis affiche l'écran de connexion.

Écran de connexion de VentoSuite

## Se connecter

1. Saisissez votre nom d'utilisateur (ou votre adresse e-mail).
2. Saisissez votre mot de passe. Le bouton « Afficher le mot de passe » permet de vérifier votre saisie.
3. Cochez « Se souvenir de moi » pour mémoriser votre identifiant sur ce poste.
4. Cliquez sur Se connecter (ou appuyez sur Entrée).

Premier lancement : si aucun compte n'existe encore, le logiciel demande la création d'un compte Administrateur avant d'autoriser l'accès. La création des comptes suivants se fait ensuite depuis le module Utilisateurs (réservé à l'Admin).
Sécurité : les mots de passe sont chiffrés (BCrypt). Après plusieurs échecs, vérifiez la saisie ou contactez votre administrateur pour réinitialiser le mot de passe.

# 3. Tableau de bord (Accueil)

Après connexion, le tableau de bord donne une vue d'ensemble de l'activité du jour et de la santé de la boutique.

Tableau de bord principal

## Les indicateurs (cartes du haut)

Indicateur | Signification
--- | ---
💰 Caisse du jour | Montant encaissé aujourd'hui (espèces et autres modes).
📊 Ventes du jour | Chiffre d'affaires réalisé aujourd'hui.
🧾 Factures jour | Nombre de factures émises aujourd'hui.
📅 CA Mensuel | Chiffre d'affaires cumulé du mois en cours.
👥 Clients jour | Nombre de clients enregistrés servis aujourd'hui.
📦 Valeur Stock | Valorisation totale du stock actuel.
📉 Dépenses jour | Total des dépenses saisies aujourd'hui.
💰 Solde net jour | Caisse du jour moins les dépenses du jour.

## Zones d'analyse

- Ventes 7 derniers jours : histogramme du chiffre d'affaires journalier.
- Top 5 produits : produits les plus vendus (quantités).
- Répartition par catégorie : poids de chaque catégorie dans les ventes.
- ⚠️ ALERTES : stock faible, ruptures, produits périmés et factures impayées. Un compteur vert = aucun problème ; il passe en rouge dès qu'une action est requise.
- Licence : encart à droite indiquant l'état de la licence et sa date d'expiration, avec le bouton Gérer la licence.

Les boutons 🔄 (actualiser) et 📷 (export image) en haut à droite permettent de rafraîchir les chiffres et d'exporter le tableau de bord. Les liens « Voir statistiques » et « Voir graphiques » en bas de page ouvrent directement les modules d'analyse.

# 4. Vendre — Point de vente

Le module Vendre est l'écran de caisse. Il se compose de trois zones : informations client (haut gauche), sélection produit (centre gauche), paiement (bas gauche) et le panier avec les totaux à droite.

Écran de vente (vide, prêt pour une nouvelle vente)

## Réaliser une vente

1. Client (facultatif) : choisissez le type (Particulier ou Professionnel) puis cliquez sur Rechercher pour associer un client enregistré. Sans sélection, la vente est faite en « client de passage ».
2. Produit : scannez le code-barres dans Code Produit/EAN (la touche Entrée lance la recherche), ou tapez le nom du produit puis Entrée. Le stock disponible et le prix de vente s'affichent automatiquement.
3. Quantité : ajustez la quantité puis cliquez sur Ajouter : l'article rejoint le panier à droite.
4. Répétez l'opération pour chaque article. Retirer supprime la ligne sélectionnée du panier (réservé à l'Admin).
5. Paiement : choisissez le mode (Espèces, Carte bancaire, Chèque, Virement ou Crédit) et saisissez la référence si nécessaire. Pour les espèces, indiquez le montant perçu : le rendu est calculé automatiquement. Une remise peut être appliquée.
6. Cliquez sur ENREGISTRER pour valider la vente : le stock est décrémenté et la facture créée.
7. Choisissez ensuite le format d'impression : Ticket de caisse (imprimante thermique) ou Facture A4. Depuis l'aperçu de la facture A4, vous pouvez aussi imprimer un bordereau de livraison (mêmes articles, sans les prix, avec zones de signature livreur/client) — pratique pour les livraisons.

Vente en cours : produit ajouté au panier, total TTC calculé automatiquement

Bouton | Rôle
--- | ---
ENREGISTRER | Valide et enregistre la vente, propose l'impression.
NOUVELLE VENTE | Vide l'écran pour démarrer une nouvelle transaction.
IMPRIMER TICKET | Réimprime le ticket/facture de la vente.
ANNULER | Annule la vente en cours (vide le panier) — réservé à l'Admin.
QR (orange) | Active la lecture d'un QR code produit.
+ Article sur commande spéciale | Vend un article non stocké (commande spéciale) ; la dépense d'achat correspondante est tracée.

Vente à crédit : le mode Crédit exige un client enregistré disposant d'un plafond de crédit. Un acompte peut être encaissé (espèces, carte, chèque ou virement) ; le solde est suivi dans le Carnet de crédit (chapitre 12).
Scanner Wi-Fi : la barre d'état (en bas) affiche l'état du serveur Scanner Wi-Fi : un téléphone peut servir de lecteur de codes-barres à distance. Les droits varient selon le rôle : seul l'Admin peut modifier le prix de vente, retirer un article du panier ou annuler une vente.

# 5. Clients

Le module Client centralise la recherche et la gestion des fiches clients.

Recherche et gestion des clients

## Utilisation

1. Tapez un nom, un téléphone ou un e-mail dans Rechercher, et précisez éventuellement le critère dans Rechercher par. La liste se filtre automatiquement.
2. Sélectionnez un client dans la liste pour agir dessus.

Bouton | Action
--- | ---
Nouveau Client | Crée une fiche : type (particulier/professionnel), nom, prénom, société, téléphone, e-mail, adresse, plafond de crédit…
Voir Détails | Affiche la fiche complète et l'historique du client (dont le crédit).
Modifier | Met à jour les informations de la fiche.
Sélectionner | Associe le client à la vente en cours (quand l'écran est appelé depuis le module Vendre).

Le plafond de crédit défini sur la fiche conditionne la possibilité de vendre à crédit à ce client.

# 6. Produits

Le module Produits gère le catalogue : codes, prix, stock, TVA, fournisseur, catégorie et péremption.

Gestion des produits : liste en haut, fiche détaillée en bas

## Créer ou modifier un produit

1. Cliquez sur + Nouveau (ou sélectionnez un produit existant dans la liste).
2. Renseignez la fiche : code produit (ou code-barres EAN), nom, catégorie, fournisseur, prix d'achat, prix de vente, TVA (%), unité de mesure, stock actuel, stock minimum (seuil d'alerte) et éventuellement la date de péremption et une description.
3. Cliquez sur 💾 Enregistrer.

- La barre de recherche filtre par code ou nom de produit.
- Supprimer désactive/supprime le produit sélectionné.
- Le stock minimum déclenche l'alerte « Stock faible » du tableau de bord.

Depuis la fiche produit, vous pouvez générer des étiquettes et QR codes à coller sur les articles pour accélérer le passage en caisse.

# 7. Catégories

Les catégories organisent le catalogue (ex. : Ordinateurs Portables, Périphériques, Stockage…). Elles alimentent les statistiques de répartition des ventes.

Gestion des catégories

1. + Nouveau : crée une catégorie (nom + description).
2. Sélectionnez une ligne pour modifier son nom ou sa description, puis Enregistrer.
3. Supprimer : possible uniquement si aucun produit n'est rattaché à la catégorie (le nombre de produits liés est affiché dans la colonne Produits et un message « suppression bloquée » apparaît le cas échéant).

# 8. Fournisseurs

Le module Fournisseurs répertorie vos partenaires d'achat, utilisés notamment dans les fiches produits et les bons d'approvisionnement.

Gestion des fournisseurs

1. + Nouveau : saisissez le nom du fournisseur, le contact, le téléphone, l'e-mail, l'adresse, la ville et le pays.
2. Enregistrer valide la fiche ; Supprimer retire le fournisseur.
3. La zone Rechercher filtre la liste par nom.

# 9. Approvisionnement du stock

Le module Appro. Stock gère les bons d'approvisionnement : commandes passées aux fournisseurs puis réception de la marchandise en stock.

Gestion des approvisionnements : bon en cours à gauche, historique en bas

## Créer et réceptionner un bon

1. Cliquez sur + Nouveau bon : un numéro est généré (ex. APPRO-202606-0003), statut Brouillon.
2. Sélectionnez le fournisseur et la date.
3. Recherchez chaque produit (code ou nom), précisez la quantité commandée, la quantité reçue et le prix d'achat, puis cliquez sur + Ajouter : la ligne s'ajoute à la commande en cours.
4. Enregistrer (Brouillon) sauvegarde le bon sans toucher au stock.
5. Réceptionner le stock : valide la réception — le stock des produits est augmenté et la dépense d'achat correspondante est enregistrée automatiquement dans le module Dépenses.

- Retirer la ligne sélectionnée supprime une ligne du bon en cours.
- L'historique (50 derniers bons) se recharge par double-clic pour consultation.

Une fois le bon réceptionné, le stock est définitivement mis à jour. Pour corriger une erreur, utilisez un mouvement de stock (chapitre 10).

# 10. Mouvements de stock

Le module Mouvements trace toutes les entrées et sorties de stock : ventes, approvisionnements, retours, ajustements manuels (casse, inventaire, perte…).

Mouvements de stock : saisie en haut, historique complet en bas

## Saisir un mouvement manuel

1. Choisissez le produit dans la liste déroulante.
2. Sélectionnez le type (ENTREE ou SORTIE) et la quantité : les champs Stock avant / Stock après se calculent automatiquement.
3. Indiquez la date et la raison du mouvement (obligatoire pour la traçabilité).
4. Cliquez sur Enregistrer.

- L'historique liste chaque mouvement avec le stock avant/après, la date, la raison et l'utilisateur qui l'a effectué.
- Exporter CSV sauvegarde l'historique pour analyse externe (Excel…).

Les mouvements générés par les ventes, retours et approvisionnements sont créés automatiquement — vous n'avez à saisir manuellement que les ajustements exceptionnels.

# 11. Retours / Avoirs

Le module Retours / Avoirs traite les retours d'articles par les clients et les remboursements associés.

Traitement d'un retour sur facture

## Traiter un retour

1. Recherchez la facture concernée (numéro ou nom du client) ou sélectionnez-la dans la liste.
2. Les articles de la facture s'affichent : saisissez la quantité à retourner pour chaque article (les quantités déjà retournées sont décomptées).
3. Indiquez le motif du retour et le mode de remboursement (Espèces, Carte bancaire, Chèque, Virement ou Avoir client).
4. Cliquez sur ✔ Valider le retour : le stock est réintégré et un numéro de retour (RET-XXXXXX) est généré.

Le remboursement en Avoir client crédite le compte du client au lieu de sortir de l'argent de la caisse.

# 12. Carnet de crédit

Le Carnet de crédit suit les ventes à crédit : encours par client, factures impayées et encaissement des versements.

Carnet de crédit clients

## Suivi et encaissement

1. Recherchez le client (nom ou téléphone) dans la liste « Clients ayant un encours ».
2. Le bandeau du haut affiche son encours actuel, son plafond de crédit et le disponible.
3. La zone Factures impayées liste les factures à solder ; sélectionnez-en une pour voir ses versements déjà effectués.
4. Cliquez sur + Enregistrer un versement, saisissez le montant et le mode de paiement (Espèces, Carte bancaire, Chèque, Virement) : l'encours du client diminue et la facture passe en « payée » une fois soldée.

Les factures impayées apparaissent dans l'alerte « Impayées » du tableau de bord. Surveillez régulièrement les encours pour préserver votre trésorerie.

# 13. Dépenses

Le module Dépenses enregistre toutes les sorties d'argent : loyer, électricité, salaires, achats de marchandises (générés automatiquement par les approvisionnements), etc.

Suivi des dépenses sur une période

1. Définissez la période (dates de début et fin) puis cliquez sur Filtrer : le total des dépenses de la période s'affiche.
2. + Nouvelle dépense : saisissez la date, la catégorie (Loyer, Approvisionnement…), la description et le montant.
3. Supprimer retire la dépense sélectionnée (selon vos droits).

Les dépenses du jour sont déduites de la caisse pour calculer le solde net du jour affiché sur le tableau de bord. La colonne Saisi par assure la traçabilité.

# 14. Rapports — Analyse des ventes

Le module Rapport exécute des requêtes d'analyse prédéfinies et permet leur export ou leur impression.

Analyse des ventes — exemple : « Ventes du Jour », avec le bouton 🧾 Export PDF / HTML

1. Choisissez le type de requête (ex. : Ventes du Jour, ventes par période, par produit, par client…).
2. Cliquez sur ▶ Exécuter : les totaux (nombre de factures, total HT, total TTC) et le détail ligne par ligne s'affichent.
3. Exporter Excel enregistre le résultat dans un classeur ; Imprimer sort le rapport sur papier.

Chaque ligne détaille l'heure, le numéro de facture, le client, le nombre d'articles, les montants HT/TVA/TTC, le statut et le mode de paiement.

## Exporter les factures affichées en PDF ou HTML

Quand la requête affiche une liste de factures, le bouton 🧾 Export PDF / HTML devient disponible : il regroupe toutes les factures affichées dans un seul fichier, une facture détaillée par page, au même gabarit que la facture A4 (bandeau, encadré N°/Date/Heure/Mode de paiement/Référence, client, articles, totaux).

1. Exécutez une requête de type « liste des factures » (ventes du jour, par période…).
2. Cliquez sur 🧾 Export PDF / HTML et choisissez le format : PDF (un fichier unique, une facture par page) ou HTML (lisible dans le navigateur et imprimable).
3. Choisissez l'emplacement du fichier : l'export démarre et confirme le nombre de factures exportées.

Choix du format d'export des factures affichées
L'export PDF utilise l'imprimante virtuelle Windows « Microsoft Print to PDF ». Si elle est absente du poste, choisissez l'export HTML : le fichier pourra ensuite être imprimé en PDF depuis le navigateur (Ctrl+P).

# 15. Statistiques

Le module Statistique propose des graphiques d'analyse sur la période de votre choix.

Tableaux de bord analytiques : ventes journalières sur 7 jours

1. Sélectionnez le type de graphique (ventes journalières, top produits, répartition par catégorie, évolution du CA…).
2. Définissez la période d'analyse (date début / date fin).
3. Cliquez sur Actualiser pour générer le graphique.
4. Exporter Image sauvegarde le graphique (PNG) pour vos présentations ou rapports.

Le bandeau au-dessus du graphique résume la période : nombre de factures, CA total, moyenne et évolution.

# 16. Sauvegarde Cloud (Synchronisation)

VentoSuite travaille sur une base locale (SQLite) et peut se synchroniser de façon bidirectionnelle avec un serveur MySQL : sauvegarde de vos données et partage entre plusieurs postes.

Synchronisation Cloud : état de connexion, historique et journal d'activité

Élément | Description
--- | ---
Synchroniser | Lance une synchronisation immédiate (envoi + réception des modifications).
Réimporter depuis MySQL | Remplace les données locales par celles du serveur (à utiliser avec précaution).
Tout pousser vers cloud | Envoie l'intégralité des données locales vers le serveur.
Sync automatique (5 min) | Active la synchronisation périodique en arrière-plan.
Historique / Journal | Trace chaque synchronisation (date, lignes envoyées/reçues, statut OK/erreur).

Attention : « Réimporter depuis MySQL » écrase les données locales. Assurez-vous que le serveur contient bien la version la plus récente avant de l'utiliser.
Garde-fou intégré : si des enregistrements locaux n'ont pas encore été synchronisés, le logiciel vous en avertit avant la réimportation et vous propose de synchroniser d'abord (recommandé — vos données sont alors sauvegardées dans le cloud avant d'être remplacées), de continuer malgré tout, ou d'annuler.
Garde-fou avant réimportation : le logiciel signale les enregistrements non synchronisés et recommande une synchronisation préalable
Le point vert « Connecté au serveur cloud » confirme la liaison. En cas de coupure internet, continuez à travailler normalement : la synchronisation reprendra automatiquement.

## Licence multi-postes : consulter sa boutique depuis un second ordinateur

Avec une licence multi-postes (2 machines ou plus) et l'option cloud, vous pouvez consulter les données de votre boutique depuis un second ordinateur (par exemple en voyage) :

1. Installez VentoSuite sur le second poste et activez-le avec la même clé de licence.
2. Ne créez aucune donnée sur ce poste (ni compte, ni produit) : allez directement dans Sauvegarde Cloud → Réimporter depuis MySQL.
3. Toutes les données de la boutique sont récupérées, y compris les comptes utilisateurs : connectez-vous avec les identifiants habituels du poste principal.

Automatique : chaque poste d'une licence multi-postes numérote ses nouvelles données dans sa propre plage (le poste 2 démarre à 1 000 000) — les enregistrements créés sur deux postes ne peuvent donc pas entrer en conflit lors de la synchronisation.
Bonne pratique : créez les comptes utilisateurs sur le poste principal et laissez la synchronisation les propager aux autres postes, plutôt que de créer des comptes séparément sur chaque machine.

# 17. Utilisateurs et rôles

Le module Utilisateurs (réservé à l'Admin) gère les comptes d'accès au logiciel.

Gestion des utilisateurs

## Rôles disponibles

Rôle | Droits principaux
--- | ---
Admin | Accès complet : paramètres, utilisateurs, annulation de vente, modification des prix en caisse, retrait d'articles du panier.
Gérant | Gestion quotidienne de la boutique (ventes, stock, clients, rapports).
Caissier / Vendeur | Ventes au comptoir ; ne peut ni modifier les prix ni annuler une vente.

## Gestion des comptes

1. + Nouvel utilisateur : créez le compte (nom d'utilisateur, e-mail, mot de passe, rôle, poste).
2. Désactiver : suspend l'accès d'un compte sans le supprimer (statut Inactif).
3. Réactiver : restaure l'accès d'un compte désactivé.

Désactivez immédiatement les comptes des employés ayant quitté la boutique. Chaque action sensible (vente, mouvement, dépense) est tracée avec le nom de l'utilisateur.

# 18. Paramètres de la boutique

Le module Paramètres configure les informations de la boutique qui apparaissent sur les tickets et factures.

Paramètres de la boutique avec aperçu du ticket en temps réel

Onglet | Contenu
--- | ---
Identité | Nom de la boutique, message de fin de ticket (ex. « MERCI DE VOTRE CONFIANCE ! »), pied de page.
Contact | Téléphones, e-mail de la boutique.
Adresse | Ville, pays, localisation.
Fiscal | Identifiants légaux (RCCM, IFU…) imprimés sur les documents.
Maintenance | Outils d'entretien de la base de données.

L'aperçu du ticket à droite se met à jour au fur et à mesure de la saisie. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

# 19. Licence et activation

VentoSuite est protégé par une licence liée à la machine :

- À la première utilisation, saisissez votre clé de licence dans l'écran d'activation (connexion internet requise une seule fois pour l'activation).
- La validation quotidienne se fait ensuite hors-ligne ; une vérification en ligne s'effectue en arrière-plan quand internet est disponible.
- L'encart licence du tableau de bord indique le statut (ACTIVE), le type (périodique ou perpétuelle) et la date d'expiration ; un avertissement apparaît 14 jours avant l'échéance.
- Le bouton Gérer la licence permet de saisir une nouvelle clé ou de « Vérifier / réactiver en ligne ».

Important : ne reculez jamais l'horloge du PC — le logiciel détecte les incohérences de date et bloque l'accès jusqu'à correction et revalidation en ligne. La licence est liée à la machine : pour changer d'ordinateur, contactez votre revendeur LEADERTECH BF.

# 20. Questions fréquentes

Question | Réponse
--- | ---
Le produit ne se trouve pas en caisse. | Vérifiez le code saisi, puis le module Produits : le produit existe-t-il et est-il Actif ?
Impossible de vendre : « stock insuffisant ». | Réceptionnez un approvisionnement (chap. 9) ou corrigez le stock par un mouvement d'entrée (chap. 10).
Le bouton ANNULER de la caisse est grisé. | L'annulation de vente est réservée au rôle Admin. Connectez-vous avec un compte Admin.
Comment encaisser un client qui doit de l'argent ? | Module Carnet de crédit → rechercher le client → + Enregistrer un versement.
Les chiffres du tableau de bord semblent figés. | Cliquez sur le bouton 🔄 Actualiser en haut à droite du tableau de bord.
Mot de passe oublié. | Demandez à un Admin de redéfinir votre mot de passe dans le module Utilisateurs.
Comment sauvegarder mes données ? | Activez la Sync automatique dans Sauvegarde Cloud, ou lancez une synchronisation manuelle régulièrement.
La licence va expirer, que faire ? | Contactez votre revendeur LEADERTECH BF pour obtenir une nouvelle clé, puis saisissez-la via Gérer la licence.
Comment consulter mes données depuis un autre ordinateur ? | Avec une licence multi-postes + option cloud : installez VentoSuite sur le second poste (sans y créer de données), puis Sauvegarde Cloud → Réimporter depuis MySQL (chap. 16).
Comment remettre toutes les factures d'une journée à un client ou un comptable ? | Module Rapport → requête « Ventes du Jour » → 🧾 Export PDF / HTML : un seul fichier, une facture par page (chap. 14).

— Fin du guide —
VentoSuite v1.0.0 (édition juillet 2026) · LEADERTECH BF · La technologie au service de vos ambitions